Excel-Zettelwirtschaft montags
Jeder Projektleiter pflegt eine eigene Datei. Der Montag beginnt mit 45 Minuten Datensammlung statt Entscheidung. Drei verschiedene Versionen des IBN-Status, keine Ampel.
Was das PMO im Anlagenbau ausbremst
Claims in Outlook-Ordnern
Nachträge liegen in Mail-Threads und Ordnern. Fristen werden manuell getrackt oder vergessen. Millionenbeträge verjähren, weil kein System rechtzeitig erinnert.
Earned-Value nur auf dem Papier
SPI und CPI existieren im Buch, aber kein Tool rechnet sie automatisch aus SAP PS und MS Project. Terminverzüge fallen erst im Quartalsreview auf, nicht montags.
Was kostet das?
Ein verjährter Claim: 50.000 bis 500.000 €. Fehlende Cashflow-Prognose erzeugt Liquiditätsengpässe. Ressourcen-Bauchgefühl bringt gleichzeitig Überlast in der IBN-Phase und Leerlauf im Engineering.
180 T€Claim-Wert, den ein Anlagenbauer verlor, weil kein Tool die Frist automatisch überwacht hatte
> 2 Std./WocheReporting-Aufwand je PL entfällt durch automatischen Refresh aus SAP PS und MS Project
340 T€Claims rechtzeitig eingereicht, weil das Cockpit Fristen und Status automatisch im Blick hat
Risiko ohne Cockpit: Bei 6 parallelen Projekten und Claims ohne Frist-Tracking verjähren Ansprüche im 6-stelligen Bereich. Budget unter 25.000 € ist oft direkt durch die GF freigebbar, wenn ein geretteter Claim als ROI-Argument auf dem Tisch liegt.
Von Excel-Zettelwirtschaft zu Earned-Value, automatisch
Der PMO-Leiter sieht Portfolio-Ampel, SPI/CPI-Trend, Meilenstein-Heatmap und Claim-Pipeline auf einem Screen. Ampellogik statt Formelwissen, die PL sehen Grün/Gelb/Rot, die GF sieht Cashflow und Ergebnisprognose. Daten kommen aus SAP PS, MS Project und CRM automatisch, kein PL pflegt extra.
Szenario: Montag, 08:30 Uhr
Ohne Cockpit:PMO-Leiter sammelt seit Freitag Excel-Dateien der 8 PL. 45 Minuten Datensammlung, 3 verschiedene IBN-Status-Versionen. Claim-Frist Projekt NR-4-2024: abgelaufen, niemand hat es bemerkt. 180 T€ Nachtrag nicht eingereicht.
Mit PMO-Cockpit:Portfolio-Ampel zeigt SPI 0,81 für Projekt NR-4-2024 direkt auf dem Startscreen. Claim-Board: Frist in 3 Tagen, Teams-Benachrichtigung automatisch versendet. Montagsrunde: Entscheidung in 8 Minuten statt Datensammlung in 45.
Das erhalten Sie, messbare Outcomes
Portfolio auf einen Blick
Ampelübersicht aller Projekte (SPI/CPI-Matrix), Top-5-Risikoprojekte nach Meilenstein-Score und Gesamt-Cashflow-Kurve. GF sieht den Status in 30 Sekunden.
Earned Value automatisch
SPI (Ziel: über 0,95) und CPI (Ziel: über 0,97) je Projekt und Arbeitspaket, mit Meilensteinplan (Soll/Ist) und Risiko-Heatmap. Formel läuft im Semantic Model.
Claims und Cashflow
Claim-Board (offen/eingereicht/anerkannt) mit Frist, Betrag und Verantwortlichem. Automatische Erinnerung bei unter 14 Tagen Restfrist. Cashflow-Wasserfall Plan vs. Ist vs. Forecast.
So sieht Ihr Cockpit aus, live auf Microsoft Fabric
Portfolio-Ampel, SPI/CPI-Matrix, Claim-Board und Cashflow auf einem Screen, nicht nur eine Feature-Liste.
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Beispiel-Kennzahlen aus dem Dashboard-Konfigurator
PMO-Cockpit aus dem Konfigurator: Portfolio-Ampel, Earned Value und Claims.
Live-Vorschau dieses Cockpits · Eigene Kennzahlen im Konfigurator wählen
Das erhalten Sie: PMO-Cockpit Anlagenbau
✓Datenanbindung: SAP PS, MS Project, SAP CO (Ist-Kosten) und CRM/Vertragsakte für Claims, kein Parallelwerkzeug
✓KPI-Modell: 10 Projektkennzahlen (SPI, CPI, Meilenstein-Risiko, Nachtragswert, Claim-Frist, Ressourcenauslastung, Cashflow)
✓3-Tab-Cockpit: Portfolio-Cockpit (GF) · Projekt-Deep-Dive (PL) · Finanzen & Claims (kaufm. PL)
✓Automatische Eskalation: SPI unter 0,90 (2 Wochen) → Mail an Lenkungsausschuss, Claim-Frist unter 14 Tage → Teams-Benachrichtigung an kaufm. PL
✓Ergebnisprognose: Margin at Completion je Projekt und aggregiert, Cashflow-Wasserfall Plan vs. Ist vs. Forecast
✓Übergabe: Schulung PMO und Projektleiter (30 Min. je PL) + Reporting-Vorlagen (PDF/PowerPoint)
ab 14.900 € zzgl. MwSt. (S2) · ab 24.900 € zzgl. MwSt. (S3)
Die angezeigten Kosten liegen im höheren Integrationspaket (S3), weil vorsorglich davon ausgegangen wird, dass noch keine Datenschnittstelle vorhanden ist. Ist die Datenanbindung bereits geklärt, kann die Investition günstiger ausfallen (S2 ab 14.900 €).
Ergebnis: Der PMO-Leiter startet die Montagsrunde mit einer Portfolio-Ampel. Entscheidung statt Datensammlung. Kein Claim verjährt mehr unbemerkt.
ROI-Orientierung: Ab 5 parallelen Projekten sparen Sie typisch über 2 Std./Woche pro PL. Bei 6 PL sind das rund 60 Std./Monat Steuerungs- statt Reporting-Zeit. Plus rechtzeitige Claims: einzelne gerettete Claim-Werte im 6- bis 7-stelligen Bereich sind im Anlagenbau realistisch. Budget unter 25.000 € oft direkt durch GF freigebbar.
So läuft es in der Praxis
SAP PS und MS Project automatisch
Daten kommen per automatischem Refresh aus SAP PS, MS Project und CRM. Kein PL pflegt etwas extra. Einzige manuelle Eingabe im laufenden Betrieb: Claim-Status.
Claim-Board in 2 Wochen, schlüsselfertig
IT gibt Zugänge zu SAP PS, MS Project und CRM frei. Wir liefern das Cockpit schlüsselfertig. Kein IT-Projekt, kein Middleware-Aufwand, produktiv in 4 bis 6 Wochen.
PL in 30 Minuten eingewiesen
Ampellogik statt Formelwissen: PL sehen Grün, Gelb oder Rot. Kein Schulungsaufwand, keine neue Datenpflege. Ressourcen-Engpässe in der IBN-Phase werden 3 Wochen im Voraus sichtbar.
Referenzen: bereits umgesetzt
Maschinenbau
LiebherrPortfolio-Steuerung und Claim-Tracking für komplexe Industrieprojekte. Montagsrunde strukturiert statt Excel-Sammlung.
Maschinenbau
DeutzDatenplattform mit Bezug zu Planung, Steuerung und Earned-Value-Reporting. SPI/CPI live aus SAP.
Maschinenbau
ReinhausenKI und Automation in industriellen Projekt- und Prozessumfeldern. Claim-Pipeline und Ressourcensteuerung digitalisiert.
Ihr Weg zur Entscheidung
1
30-Min-CheckIhre SAP-PS- und MS-Project-Datenlage2
Woche 1KPI-Definition & Claim-Board-Setup3
Woche 2–5Cockpit & Abnahme-Meilenstein4
FinalSchulung & ProduktivstartWelches Paket passt zu Ihrer Datenlage?
- Noch unsicher? Fabric-Einstiegs-Check (S1), 7.900 € zzgl. MwSt., 14 Tage, Go/Nein-Empfehlung mit Live-Demo.
- SAP PS und MS Project vorhanden? PMO-Cockpit Anlagenbau (S2), ab 14.900 € zzgl. MwSt., 4–6 Wochen, Claim-Board und Portfolio-Ampel produktiv.
- Daten in Silos / ERP-Systemen? Integrationspaket (S3), ab 24.900 € zzgl. MwSt., 6–8 Wochen, Extraktion & Architektur-Aufbau inklusive.
Pakete im Überblick
S1 · Einstieg
Fabric-Einstiegs-Check
- Live-Demo mit SAP-PS-Bezug
- TCO & Go/Nein-Empfehlung
- Architektur-Skizze für die GF
ab 7.900 €zzgl. MwSt. · 14 Tage
Ergebnis: Klarheit vor der Investition, schriftlich für die GF.
S2 · Schnittstelle vorhanden
PMO-Cockpit Anlagenbau
- Portfolio-Ampel SPI/CPI-Matrix
- Claim-Board mit Frist-Tracking
- Cashflow-Wasserfall & MS Project
ab 14.900 €zzgl. MwSt. · 4–6 Wochen
Ergebnis: PMO-Steuerung ohne Excel-Zettelwirtschaft, kein Claim verjährt mehr.
S3 · ERP-Silos
PMO-Cockpit MVP
- ERP-Extraktion Bronze/Silver
- Semantic Model & Dashboard-MVP
- Abnahme-Meilenstein
ab 24.900 €zzgl. MwSt. · 6–8 Wochen
Ergebnis: Datenfundament + Live-Cockpit, wenn Schnittstellen noch fehlen.
Häufige Fragen
Unsere PL pflegen das nie ein.
Keine Zusatz-Pflege nötig, Daten kommen direkt aus SAP PS, MS Project und CRM per automatischem Refresh. Die einzige manuelle Eingabe im laufenden Betrieb: Claim-Status.
Ist MS Project als Datenquelle unterstützt?
Ja, MS Project ist vollständig unterstützt. Daten kommen automatisch aus MS Project und SAP PS in das Cockpit, kein Parallelwerkzeug, keine zusätzliche Datenpflege durch den PL. Der PL arbeitet weiterhin in MS Project, das Cockpit liest automatisch mit.
Earned Value ist zu akademisch für uns.
Wir vereinfachen: Ampellogik auf Basis von SPI/CPI. Die PL sehen Grün/Gelb/Rot, kein Formelwissen nötig. Die Formel läuft im Semantic Model. Der PL muss nicht wissen, wie SPI berechnet wird, nur was Rot bedeutet.
IT hat keine Kapazitäten für ein neues Tool.
Wir liefern schlüsselfertig in 4–6 Wochen. IT muss nur Zugänge zu SAP PS, MS Project und CRM freigeben. Kein IT-Projekt, kein Middleware-Aufwand, kein neues System zu betreuen. Nach Go-live: unter 2 Stunden IT-Aufwand pro Monat.
Können wir Claims wirklich sauber tracken?
Ja, das Claim-Board hat einen Status-Workflow (offen, eingereicht, anerkannt, abgelehnt) mit Frist, Betrag und Verantwortlichem. Automatische Teams-Benachrichtigung bei unter 14 Tagen Restfrist. Claims, die nicht eindeutig sind, können mit Notiz und Dokumenten-Link versehen werden.
Was zeigt der PL-Tab im Detail?
Meilenstein-Ampel (Grün/Gelb/Rot mit Ist-Datum), Budget-Abweichung je Arbeitspaket, Ressourcen-Histogramm nach Gewerk und Claim-Liste mit Frist und Betrag. Alles projektspezifisch, kein Portfolio-Rauschen. Der PL kann das auf dem Laptop im Kundengespräch öffnen.
Ressourcenplanung inklusive?
Ja, Ressourcen-Histogramm pro Gewerk (Mechanik, E-Technik, SPS, IBN) mit Auslastung und Zielkorridor 75 bis 85 Prozent. Ressourcen-Engpässe in der IBN-Phase werden typisch 3 Wochen im Voraus sichtbar, sodass Mechanik, E-Technik und SPS rechtzeitig verplant werden können.
Was kostet der Einstieg?
Fabric-Einstiegs-Check (S1): ab 7.900 € zzgl. MwSt. (14 Tage). Cockpit mit vorhandener Schnittstelle (S2): ab 14.900 € zzgl. MwSt. (4–6 Wochen). ERP-Silos / Extraktion (S3): ab 24.900 € zzgl. MwSt. (6–8 Wochen). Konkrete Range je nach KPI-Anzahl im Dashboard-Konfigurator.
Das rechnet sich erst bei 50 Projekten.
Ab 5 parallelen Projekten sparen Sie über 2 Std./Woche pro PL allein durch entfallene Statusrunden. Bei 6 PL sind das 60 Stunden Steuerungszeit pro Monat. Dazu ein einziger geretteter Claim im 6-stelligen Bereich, und die Investition ist in Q1 zurück.
Wir haben schon Power BI, warum Fabric?
Fabric ergänzt mit Echtzeit-Integration aus SAP PS und MS Project, einem Lakehouse für alle Projektdaten und Copilot für KI-Empfehlungen. Kein manueller Datenimport mehr, keine Einzelreports, eine Quelle der Wahrheit für alle PL und den PMO-Leiter.
Wie sieht die GF-Entscheidungsvorlage aus?
30-minütiger Check mit Ihren Daten: SAP PS, MS Project, Anzahl aktive Projekte, Hauptproblem (z.B. Claims ohne Tracking). Ergebnis: schriftliche Go/Nein-Empfehlung mit Zeitplan und Investitionshöhe, fertig für die GF-Vorlage. Budget unter 25.000 € oft direkt freigebbar.
30-Minuten-Check: Ihre SAP-PS- und MS-Project-Datenlage
Wir prüfen Ihre SAP-PS-, MS-Project- und CRM-Datenlage, und sagen ehrlich, ob das PMO-Cockpit mit Claim-Board in 4–6 Wochen bei Ihnen produktiv ist. Claim-Board in 2 Wochen, schlüsselfertig, wenn Zugänge vorliegen.